Les Données de référence

Dans chaque système d’information il existe un groupe de données souvent utiliser et largement partager par les applications dont les valeurs ne dépendent pas de l’exécution des processus métier, ces données sont toujours utilisées et sont garant du bon déroulement de la majeure partie des processus de l’entreprise, ces données sont les données de référence.

Les données de référence sont une sous-catégorie de la catégorie “Données Structurée” (voir article Les données au sein de l’entreprise) donc ce sont des données dont on a établi:

  • un sens fonctionnel de manière détaillée.
  • des règles de création.
  • une technique de représentation.

Exemple :

L’activité d’une entreprise commerciale se base sur trois entités :

  • Entité Client
  • Entité Fournisseur
  • Entité Produit

Le système d’information d’une telle entreprise doit manipuler des informations relatives à ces entités, par exemple un client :

  • Possède une adresse.
  • Classé dans une catégorie.
  • Attaché à une équipe commerciale.
  • Paye en devise.

d’autre part un Fournisseur :

  • Possède une adresse.
  • Classé dans une catégorie.
  • Attaché à une équipe commerciale .
  • Payer en devise.

De même un Produit :

  • Vendu dans des zones géographiques.
  • Classé par catégorie.
  • Vendu par des équipes commerciales.
  • Facturé en devise.

Comme vous pouvez remarquer, les entités Client, Fournisseurs et Produits manipules des données similaires en contenu ou en forme ces données sont des données de références.

Définition

Pour l’activité métier, une donnée de référence est une information structurante de l’activité et permettant aux différents acteurs de travailler sur des bases communes. Donc c’est une donnée indispensable au processus métier qui est partagé par les acteurs métiers pour générer de la valeur à l’entreprise.

Du point de vue système d’information, une donnée de référence est une donnée du système partagé et utilisée sans aucune modification par les différentes applications du système d’information.

Ceci dit, une donnée de référence est une information basique, indispensable pour l’activité de l’entreprise, elle est partagée par plusieurs applications du système d’information, elle doit être représentée sous une unique forme et valeurs dans tous les systèmes de l’organisation et ce quel que soit l’entité qui en est responsable.

Les données de référence décrivent généralement des objets métier tels que « client », « produit », « fournisseur », « adresse », « employé »… Elles s’opposent aux données dites transactionnelles qui se réfèrent aux événements relatifs à ces objets métier et elles sont caractérisées par un long cycle de vie.

Une donnée de référence est unique en valeur et en forme, partagée par les différentes applications du système d’information et elle vit au de la des instances de processus qui la mettent en oeuvre.


On appelle donc données maîtres – ou données de référence, les données essentielles à la performance (et donc à la survie de l’entreprise), c’est-à-dire, essentiellement : les données clients et fournisseurs, les données produits et les données de reporting (données BI)…

Gestion des données de référence

La gestion des données de référence ou le Master Data Management (MDM) est une démarche qui met en place des procédures fonctionnelles piloter par une équipe dont les membres ayant chacune des tâches précises, cette équipe utilise des outils dédiés pour améliorer la qualité et le partage des données de manière transversale.

D’après “Gartner” le leader dans le domaine de la recherche et du conseil :

Master Data Management (MDM) is a discipline in which the business and the IT organization work together to ensure the uniformity, accuracy, semantic persistence, stewardship and accountability of the enterprise’s official, shared master data. Organizations apply MDM to eliminate endless, time-consuming debates about “whose data is right,” which can lead to poor decision making and business performance. [GARTNER]

Conclusion

Les données de référence sont donc un patrimoine de l’entreprise qu’il faut bien gérer et bien partager par les différentes entités de l’organisation, leurs gestions n’est pas une tâche facile surtout pour les entreprises dont le système d’informations est composés d’applications autonomes et hétérogènes ce qui est le cas de la plupart des entreprises, le cumul de la mauvaise gestion des données, fait que de nos jours la gestion des données de références est devenu une nécessité pour la pérennité des organisations.

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